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Digitalisierungsstrategie des IfZ-Archivs: Bestandserhaltung und Digitalisierung „on demand“

Archivleiter Dr. Klaus Lankheit erläutert Herrn von Boeselager die Digitalisierungsstrategie des IfZ-Archivs. Foto: IfZ-Archiv, Lizenz: CC BY-SA 3.0
Archivleiter Dr. Klaus Lankheit erläutert dem Stellv. Leiter des Politischen Archivs des Auswärtigen Amts Dr. Johannes Freiherr von Boeselager die Digitalisierungsstrategie des IfZ-Archivs. Foto: Alexander M. Klotz. Alle Rechte vorbehalten.

Das Zauberwort „Digitalisierung“ ist in aller Munde und beherrscht seit vielen Jahren die Fachdiskussionen unter Archivarinnen und Archivaren ebenso wie Gespräche mit Nutzerinnen und Nutzern. Dabei hat die Digitalisierung aus archivarischer Sicht mehrere Facetten, die von digitalisierten und digitalen Findmitteln über die Bestandserhaltung analoger Unterlagen durch die Herstellung digitaler Sicherungskopien bis hin zur Bereitstellung von Digitalisaten für die Nutzung und Web 2.0-Angeboten reichen.

Entgegen dem leider oft noch immer weit verbreiteten Klischee eines staubigen Kellers sind die Archive heute fast alle in irgendeiner Form bereits im digitalen Zeitalter angekommen. Auch das IfZ-Archiv hat trotz seiner im Vergleich zu den großen staatlichen Archivverwaltungen relativ beschränkten Ressourcen schon früh die Herausforderung „Digitalisierung“ angenommen. Zunächst wurden die gedruckten Findbücher „retrokonvertiert“ und damit digital zur Verfügung gestellt; mittlerweile können die Nutzer außerdem den größten Teil der erschlossenen Bestände komfortabel in einer Datenbank recherchieren. In einem Pilotprojekt wurde dann ab 2009 die Bestandsgruppe „Zeugenschrifttum“ vollständig digitalisiert. Ein Ergebnis des Pilotprojektes war die Einrichtung einer hauseigenen Digitalisierungsstation. Seit 2010 kombiniert das IfZ-Archiv hier mit derzeit vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Bestandssicherung mit Digitalisierung „on demand“.

Digitalisierung „on demand“ in der hauseigenen Digitalisierungsstation

Kern der Digitalisierungsstrategie des IfZ ist, die Bestände  nicht systematisch einen nach dem anderen vollständig zu digitalisieren, sondern statt dessen punktuell diejenigen Archivalienbände zu scannen, aus denen Nutzerinnen und Nutzer Kopien bestellt haben. Dabei wird unabhängig davon, ob ein Nutzer nur wenige Seiten oder eine Kopie des gesamten Archivale anfordert, immer der gesamte Band digitalisiert, die darin enthaltenen Informationen werden vollständig dauerhaft digital gesichert. Der Nutzer erhält die von ihm bestellten und zu bezahlenden Seiten – digital als PDF oder auf Wunsch auch als Ausdruck auf Papier. Nach einiger Zeit werden die Digitalisate (sofern dem keine rechtlichen Beschränkungen z.B. aus dem Persönlichkeitsschutz- oder dem Urheberrecht entgegenstehen) im Internet kostenfrei über die Archivdatenbank zur Verfügung gestellt. Nach und nach sind so immer mehr Archivalien online zugänglich. In Ausnahmefällen werden im Rahmen von Sonderprojekten zusätzlich zur Digitalisierung on demand immer wieder auch wichtige oder besonders vom Verfall bedrohte Bestände als Ganzes  digitalisiert.

Bestandserhaltung durch „Entsäuerung“

Das IfZ-Archiv geht noch einen Schritt weiter und verknüpft die Sicherung seiner Bestände in digitaler Form mit konservatorischen Maßnahmen für die analogen Unterlagen: Die Originale der digitalisierten Archivalienbände werden einmal im Jahr durch einen Dienstleister „entsäuert“. Denn Papiere, die seit etwa Mitte des 19. Jahrhunderts bis weit ins 20. Jahrhunderts hergestellt wurden, sind nicht alterungsbeständig, da sie produktionsbedingt einen relativ hohen Säuregehalt aufweisen. Durch betsimmte Umwelteinflüsse kann sich dieser Säuregehalt noch zusätzlich erhöhen. Die Säure zersetzt nach und nach die Celluloseketten des Holzschliffpapiers – das Papier wird braun und brüchig und löst sich schließlich ganz auf. Da die im IfZ verwahrten Unterlagen alle aus dem späten 19. und vor allem dem 20. Jahrhundert stammen, ist nahezu der gesamte Archivbestand von diesem Papierzerfall bedroht. Durch aufwändige Entsäuerungsverfahren kann der Auflösungsprozess zwar nicht gänzlich gestoppt, jedoch zumindest stark verlangsamt werden. Dabeib werden die Säuren neutralisiert und eine alkalische Reserve  ins Papier eingebracht, die die Neubildung von Säure abschwächen soll. In Kombination mit einer fachgerechten Aufbewahrung der Unterlagen in säurefreien Mappen und Archivkartons in den klimatisierten Magazinräumen des IfZ kann der Verlust der wertvollen Unterlagen so lange wie möglich hinausgezögert werden. Darüber hinaus werden die Archivalien den Benutzern nach der Digitalisierung nur noch in wenigen Ausnahmefällen vorgelegt, um auch die mechanische Belastung der Unterlagen zu minimieren.

Beispiel für andere Archive

Die Digitaqlisierungs- und Erhaltungsstrategie des IfZ-Archivs hat bereits mehrfach das Interesse anderer freier Archive geweckt. So informierte sich beispielsweise im vergangenen Oktober der Stellvertretende Leiter des Politischen Archiv des Auswärtigen Amtes Dr. Johannes Freiherr von Boeselager vor Ort über die praktische Umesetzung. Archivleiter Dr. Klaus Lankheit erläuterte die Vorteile des angewendeten Arbeitsablaufes für die Benutzerinnen und Benutzer sowie die Bestandserhaltung. Auch Ludwig Spaenle, der sich als  bayerischer Wissenschaftsminister u.a. für die Digitalisierung in der Wissenschaft einsetzt, interessierte sich bei seinem Antrittsbesuch 2014 für die Aktivitäten des IfZ in diesem Bereich.

Wissenschaftsminister Spaenle informiert sich über die Digitalisierung von Archivgut. Foto: IfZ-Archiv. Alle Rechte vorbehalten.
Wissenschaftsminister Spaenle informiert sich über die Digitalisierung von Archivgut. Foto: Alexander M. Klotz. Alle Rechte vorbehalten.